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如何用Excel高效制作考勤表

[日期:2010-01-20]   來源:碧波蕩漾網  作者:碧波蕩漾網   [字體: ]
    辦公室的內勤工作是公司里面上下聯系的樞紐,每天會同一大堆瑣碎事務打交道。比如同事出差的機票和酒店預訂、參與制度的制定、負責辦公用品的采購和預算、員工考勤的統計、會議安排以及車輛安排等等。因為要管理很多方面的事務,所以對數據統計功能強大的Excel是必須掌握的,起碼要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。隨著工作的開展,要管理的數據量增加,為了避免出錯,這個時候就要學會使用一些復雜的公式幫助自己的工作了。

  在這么多的工作中,最讓人頭疼的可能就是員工的考勤工作,因為這是關系到大家的工資收入的問題。要是一不小心搞錯了,導致同事扣錢那罪過就大了。所以,我對這塊工作異常仔細,終于摸索出一個用Excel管理考勤的方法,用這個方法不但減少了工作量,而且不會出錯,讓工作更輕松。

  做好考勤數據整理 繁雜無章變條理有序

  考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號等資料,而且為了便于每月月末制作工資表,還需要整理每個員工與工資表相關資料,如崗位、日資標準、保險金等等。日常工作中將這些資料及時輸入Excel是非常必要的。

  啟動Excel2003,新建一個工作簿,將其命名,如“海澤科技有限公司考勤管理明細表”,在其中新建一個工作表,命名為“基礎資料”,在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標準、保險金、考勤年份、考勤月份、考勤符號以及考勤符號說明等內容。所謂考勤符號,就是在每日登記考勤時我們所使用的記號,如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等,考勤符號可以根據自己公司的使用習慣而定,既可以使用文字,也可以使用圖形符號,而考勤符號說明則是為了方便考勤人識別,防止出錯(圖1)。

職場軟件應用:Excel妙招幫助高效考勤

  為了便于以后考勤工作引用這些基礎數據,應該將一些基礎數據區域予以定義名稱,執行“插入→名稱→定義”菜單命令,在彈出的“定義名稱”對話框中,添加4個新名稱,其分別為:員工名單,其引用位置為“=基本資料!$A$3:$A$22”;年份,其引用位置為“=基本資料!$E$3:$E$7”;月份,其引用位置為“=基本資料!$F$4:$F$15”;出勤,其引用位置為“=基本資料!$G$3:$G$8”。

  設計智能明細表 實現考勤自動化

  對于考勤工作來說,我的重中之重項目就是日常考勤的登記工作了,新建一個工作表,命名為“考勤明細表”,在此表的A2:AD2行中輸入明細表標題,如“海澤科技有限公司 年 月份考勤表”,需要注意的是,為了便于調用考勤年、月信息,年月必須分別單獨存放,如年份存放在L2、月份存放在S2,然后單擊L2,執行“數據→有效性”菜單命令,在彈出的“數據有效性”對話框中,單擊“設置”選項卡,在其中選擇“允許”后面的“序列”選項,并且在下面的“來源”文本框中輸入公式“=年份”,關閉此對話框(圖2)。

職場軟件應用:Excel妙招幫助高效考勤

  采用同樣的方法,將S2的數據有效性來源設置為“=月份”,這樣在選擇考勤年月時,就可以直接單擊L2、S2,然后從彈出的下拉列表框中選擇相應預置信息即可。

  考勤登記表一般包括考勤人名單以及日常考勤登記情況,因此在此工作表的B列中存儲員工名單,在C5:AG5存放考勤星期,而在C6:AG6存放考勤日期,然后通過數據有效性設置,將人員名單所在的B7:B200的數據有效性來源設置為“=員工名單”,日常登記考勤的數據區域C7:AG200的數據有效性來源設置為“=出勤”,同時為了便于日常考勤登記人員識別考勤符號,單擊數據有效性對話框中的“輸入信息”選項卡,選中其中的“選定單元格時顯示輸入信息”,然后在下面輸入信息文本框中,將前面的考勤符號說明復制過來。

  為了能夠自動準確輸入日期信息,在存儲每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE(L2,S2,1)”、第2日的D6中輸入“=C6+1”并依次類推,直到第27日的AC6,需要注意的是,由于考慮到每年2月份閏年的情況,在第28日的AD6中輸入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2,$AC6+COLUMN(A1),“”)”,第29日的AE6中輸入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2,$AD6+COLUMN(A1),“”)”,第30日的AF6中輸入公式“=IF(AE6=“”,“”,IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2,$AE6+COLUMN(A1),“”))”,第31日的AG6中輸入公式“=IF(AF6=“”,“”,IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2,$AF6+COLUMN(A1),“”))”,最后在存儲判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF(C6=“”,“”,CHOOSE(WEEKDAY(C6,2),“一”,“二”,“三”,“四”,“五”,“六”,“日”))”,并將此公式復制到其后面對應的單元格中(圖3)。

職場軟件應用:Excel妙招幫助高效考勤

  需要注意的是,此處使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函數,主要是用來根據L2、S2中的數據判斷當前日期以及當前日期屬于星期幾,而IF、MONTH等函數則用來判斷當年2月份是否屬于閏月,并且判斷本月是30日還是31日。

  這樣當在標題行中的L2、S2中選擇考勤年、月時,如2009年10月份時,就會自動在C6:AG6、C5:AG5顯示本月所有的考勤日期以及對應星期幾,日常考勤時,只需要單擊某個員工的考勤所在單元格,就可以顯示相應考勤提示信息,并且同時會彈出一個考勤符號下拉列表框,從中選擇對應的考勤符號即可,如“全”。

  每月月末以及日常管理中,經常需要考勤統計工作,實現起來也非常方便,在此表格的AH5:AL5中輸入統計內容標題,如出勤天數、休班天數等,然后在統計第一個員工出勤天數的AH7中輸入公式“=COUNTIF($C7:$AG7,“全”)+COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2”,在統計休班天數的AI7中輸入公式“=COUNTIF($C7:$AG7,“休”)+COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2”,其他類推。此處使用了COUNTIF函數,用來通過考勤符號來統計每個員工的出勤情況,而COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2等公式則考慮了半天出勤情況。

  巧設匯總表 核算工資很輕松

  在月末我不僅需要統計匯總考勤,根據公司需要,還需要在考勤匯總的基礎上,再根據員工的具體情況,進行相應的扣補,就可以快速準確地計算出一個月的工資表,并進而可以輸出打印工資條。

  新建一個工作表,命名為“考勤工資匯總表”,輸入標題后,根據各自單位的具體情況,在A7:P7內輸入所有的工資核算項目,如姓名、崗位、日資標準、出勤天數等項目,將需要計算工資的員工名單復制到姓名列中,然后在崗位下面的C8中輸入公式“=VLOOKUP(B8,基本資料!$A$2:$D$22,2,0)”,“日資標準”下面的D8中輸入“=VLOOKUP(B8,基本資料!$A$2:$D$22,3,0)”,在“出勤天數”下面的E8中輸入公式“=VLOOKUP(B8,考勤明細表!$B$7:$AL$17,33,0)”,此處公式的作用是利用VLOOKUP函數,根據B8中員工的姓名,將基本資料以及考勤明細表中此員工的相應數據引用過來,采用此方法,將休班天數、請假天數、病假天數、曠工天數等數據也引用到此工資表中。最后在此表中添加其他扣補項目就可以完成工作表的計算匯總工作了(圖4)。

職場軟件應用:Excel妙招幫助高效考勤

  通過上面的一系列操作,我可以非常方便快捷地完成每個月的考勤統計工作,不僅得到領導的表揚,而且也讓自己的工作量大大減少,讓工作也更輕松!其實大家在日常工作中,充分挖掘Excel的潛力,同樣可以讓自己的工作水平更上一層樓。

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